Campus Poços de Caldas

Procedimentos de suporte a eventos 

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O que é evento?

Evento é toda ocorrência ou acontecimento onde determinado grupo e/ou organização interage com públicos diversos ou específicos com o objetivo de divulgar, capacitar, educar, promover ou integrar. Em uma instituição de ensino podemos citar os seguites eventos: palestras, conferências, semanas acadêmicas, seminários, debates, assembleias, solenidades, entre outros. Cabe ressaltar que atividades pedagógicas cotidianas, (aulas, apresentações de trabalhos acadêmicos, avaliações) não são considerados como eventos. 

Para o êxito de um evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, é indispensável buscar a qualidade em todos os detalhes que envolvem sua realização. A Comissão Organizadora de cada evento no campus, dirigida por servidores, é responsável por planejar, coordenar, executar e avaliar. 

Compete à Comissão Organizadora de cada evento, designada ou não por meio de portaria:

• Registrar o evento em formulário próprio;
• Planejar as ações;
• Reservar os ambientes;
• Apoiar o processo de divulgação;
• Contactar palestrantes;
• Efetuar requisição de compras de materiais específicos ao evento;
• Enviar link de inscrição para emissão de certificados;
• Imprimir a lista de presença a partir do formulário de inscrição;
• Tomar conta do credenciamento no dia do evento;
• Encaminhar ao Gabinete a lista de responsáveis por cada atividade no dia do evento, que serão descritas a seguir;
• Informar ao Gabinete, com ao menos 3 dias de antecedência, a demanda por coffee break;
• Elaborar o roteiro do cerimonial conforme modelo proposto nesta seção.

São atribuições da Chefia de Gabinete, no que compete as atividades de assessoramento:

• Zelar pela manutenção do auditório, bem como dos equipamentos de som e outros materiais existentes neste ambiente;
• Preparar o ambiente adequadamente para realização do evento;
• Organizar e manter, sob sua responsabilidade, utensílios para cerimonial;
• Realizar requisições de materiais gráficos, camisetas, brindes para palestrantes, entre outros materiais comuns a todos os eventos;
• Planejar, em conjunto com a Direção, a distribuição de coffee break; 
• Solicitar o coffee break ao responsávelo pelo restaurante;
• Ministrar treinamentos para utilização dos equipamentos de som do auditório;
• Dar suporte às ações no dia do evento;
• Emitir certificados para participantes, organizadores e palestrantes.

São atribuições da Chefia de Gabinete, no que compete as atividades de Assessoria de Comunicação:

• Divulgar eventos no portal institucional;
• Realizar cobertura de eventos diversos com produção de matérias;
• Realizar cobertura fotográfica;
• Publicar matérias personalizadas em redes como facebook, twitter, instagram, whatsapp e outros.